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Cómo digitalizar documentos

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A estas alturas de la vida, con la digitalización habiendo penetrado prácticamente todos los ámbitos de la vida personal y profesional de las personas, es evidente que digitalizar los documentos escritos resulta una tarea inteligente. A fin de cuentas, es un procedimiento gracias al cual los documentos serán más fácilmente almacenables, más fácilmente clasificables, más fácilmente recuperables y más fácilmente gestionados. Además, proporciona un ahorro de espacio físico, de recursos, de tiempo y de dinero, por no hablar de que la digitalización de los documentos desemboca en última instancia en un mayor proteccionismo medioambiental. Pero veamos cómo llevarlo a cabo.

Diferencia entre digitalizar y escanear

Son dos conceptos que generan mucha confusión entre sí. Y para la mayoría de personas son dos términos completamente sinónimos. En realidad, existe la posibilidad de emplearlos indistintamente o de ser un poquito más minuciosos conceptualmente. Porque el escaneo es un procedimiento mucho más sencillo: consiste básicamente en la conversión de un documento físico en un documento digital. Punto. Sin embargo, la digitalización va un pasito más allá: es un procedimiento mediante el cual se convierte un documento físico en uno digital, pero añadiéndole campos clasificatorios que generan una organización documental dentro de un sistema informático.

diferencia entre digitalizar y escanear

Cómo digitalizar documentos escritos en el ordenador

En ese sentido, y una vez conocida la diferencia entre digitalizar y escanear, es evidente que la digitalización resulta mucho más productva ya que provocará una organización que generará mayor facilidad de recuperación de los documentos. En cualquier caso, ambos procesos comienzan de la misma manera: con la propia conversión del documento físico en un documento digital. La gran distinción es que el proceso de escaneo se queda ahí, mientras que el proceso de digitalización añade capas de complejidad posteriores. A continuación vamos a centrarnos en los mecanismos a través de los cuales puede realizarse esa conversión en la actualidad. Toma nota.

Con impresora

Las impresoras han evolucionado muchísimo en las últimas décadas hasta diversificarse enormente. Es por esto que en la actualidad nos podemos encontrar muchos modelos diferentes, entre los que destacan sobremanera las impresoras multifunción que, además de llevar a cabo tareas de impresión, también abarca tareas de fotocopia y tareas de escaneo. Son las impresoras más habituales tanto en la casa como en la oficina debido a su versatilidad. Proporcionan un camino muy sencillo hacia la conversión de documentos físicos en digitales puesto que solo deben colocarse en el panel de escaneo y clicar un botón. Es de lo más intuititivo y cómodo.

como digitalizar documentos escritos en el ordenador

Usando la cámara del móvil

Hasta hace un tiempo el escaneo mediante impresora era el único modoe de digitalizar documentos online u offline, pero con la llegada a nuestras vidas de los smartphones aquello comenzó a cambiar. Especialmente cuando las marcas fabricantes de terminales móviles comenzaron a competir entre ellas ferozmente para producir las cámaras más precisas y cualificadas. En ese sentido, cualquier teléfono móvil puede en estos momentos realizar fotografías muy precisas de los documentos físicos. Especialmente cuando explotan las características de las aplicaciones diseñadas específicamente para el escaneo y la digitalización.

Digitalización online

Pero como ya hemos comentado previamente la digitalización es otro nivel. Y para ello se requieren softwares especializados que hagan que los documentos físicos convertidos en documentos virtuales incorporen metadatos clasificatorios. Esto es particularmente productividad en el caso de las organizaciones, comerciales o no, en las que se produce un flujo de documentos constante. La digitalización abrirá las puertas a un mayor rendimiento de toda la entidad. Esperamos haberte ayudado con este post sobre cómo digitalizar documentos.

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